分类: 职业发展

IT工程师的自我管理

工作多年,我们见识到了很多厉害的人,他们可以兼顾家庭和工作,合理安排自己的事务和时间,能冷静的处理突发事件且理智的做出决策,把所有事情安排的妥妥当当。最初我以为这种能力来源于性格、情商甚至是天赋,因为并没有看到任何一本书来教人们做到这些,直到我把视角从普通的生活移到工作中,才发现原来一个能把生活安排的井井有条的人,在工作中往往也是优秀的管理者。

管理项目或公司和管理生活有很多共通之处。有些人天生做的很好,但是像我这种普通人则不然。庆幸的是,我们依然能找到一些可行的方法和工具来做的像他们一样,在这篇文章中,我会尝试把公司项目管理的各种方法应用到个人生活中,我划分了不同的小节(收集反馈、决策、时间和任务管理、情绪管理)来阐述这些问题和解决方案,在每个小节的结尾,也会附上我使用过或者推荐的一些工具。

收集反馈和接纳自己

在ThoughtWorks,我学到了一个非常有用的方法,并且可以用到生活中。我们称之为“Feedback”,中文含义为反馈。在公司,收集“Feedback”的精神无处不在,完成一个项目、甚至完成了一次公司内部活动,都会有同事发出调查表单或者邮件来收集意见和反馈。反馈,可以给我们提供改进的方向。

在团队里面,领导或者同事确实会站在不同的角度给予你“Feedback”。在此之外,也可以尝试自我反馈,甚至主动向别人索取反馈。我定了一个日历,来提醒自己在每周一晚上对反馈进行整理。在这小段时间里,让“我”不单单是我,想象自己是另外一个独立的个体,方能更客观和理性的认识自己。

在收集反馈和自我审视当中,非常重要的一点就是客观的接纳自己,从心理学的角度看,更好的安排和管理自己的生活也应该从接纳自己开始,接纳自己的优点或者缺点才能积极的坚持和改变,把一副一般的牌打出精彩效果,这就是管理的哲学。接纳自己的过程和项目经理第一天接手一个遗留项目的感受是一样的,无法改变的东西很多,例如deadline、经费,而能改进的东西更多,像团队热情、开发效率和交付质量等。

优柔寡断、缺乏专注,但是也对很多东西充满热情;和人聊天不够站在对方考虑,但有时候也会幽默;拖延,但是还算勤奋。

这是我给自己的评价,通过这种审视和接纳,我应该能回答一些问题:自己不能改变什么?我能改变什么?哪些事我能做的更好?更进一步,也可以从自己有什么价值、优势和劣势、未来的计划和发展方向、风险怎么管控和人际关系等方面审视自己。

我买了一个白板贴到家里墙上,用来写一些需要经常提醒自己的内容。很简单的一个物件,你可以在淘宝上买到,卖家一般还会赠送黑板擦和白板笔。可以记录你想到的每一个idea和自己的计划、任务清单,甚至给自己写一个座右铭作为自己的slogan。白板在公司非常常见,放在家里可以作为自己的可视化工具,通过写下需要的思考的问题可以打开一个“上帝视角”,帮助我们更为客观的思考。

像公司一样决策

一直很好奇大的公司甚至政府是怎样做出好的决策的,普通人往往是在心里合计一下,然后拍个脑门就成,然而决策每天都在发生,小到出门要不要带伞,见女朋友需不需要买礼物,大到购置资产,投资理财,结婚买房等。“拍脑门决定”显然不是适用于所有场景的。

这里想提一个有意思的东西——易学,周易的功能之一是被古代政府用来决策事务,我曾经了解过一门叫做《奇门遁甲》的易学,这种方法是绘制一张格局图,用天干代表你周围的人际关系、资源,而“甲”就是自己,“遁甲”的意思是需要把自己放到一个客观的位置上来看待,方才能清晰的看待形势和做出正确的决策。

现代管理学中同样对“决策”十分重视,有很多书来阐述这个问题,甚至专门的决策学。其中有一个简单思维工具叫做SWOT,SWOT分析法(也称TOWS分析法、道斯矩阵)即态势分析法,20世纪80年代初由美国旧金山大学的管理学教授韦里克提出,经常被用于企业战略制定、竞争对手分析等场合。

举个例子来说明如何使用这个方法,如果我们需要考虑换工作(毕竟换工作对于任何人来说都是一件重要的事情),根据SWOT我们可以绘制一张表格来对比:

最后需要注意的就是别忽略沉没成本在一次决策中的影响,沉没成本是一个经典的经济学概念,通俗来说沉没成本就是已经投入的资源。比如一项商务谈判,前期付出的越多,后期也就越难放弃。有意思的是,沉没成本在恋爱中的效应同样明显,爱一个人越多,投入越多,则越难割舍。

对于一般来说,这种分析已经让做出选择的各项因素非常清晰,如果还是问题更加复杂,我们可以为每一项增加权重来做更为细致的思考,当然也更加复杂和浪费时间。因为做出决策本身也是需要成本的,当然也不应该在决策上花了太多的时间,没有完美的决策,简单的事情还是拍脑门儿吧。

任务和时间管理

时间就像海绵,挤挤就有的。我宁愿相信这句话是谎言、鸡汤和毒药,如果时间可以被挤出来,无非两种情况,其一是其他的安排或者娱乐时间被无情的侵占了,其二是你做事的质量被降低了,如果你在洗碗,那么可能不会洗的太干净。

时间需要被管理,任务需要被有序安排。大量的时间管理书籍证明了这一点,去年流行的《暗时间》写的非常好,书中讲述了作者大量的经历和管理时间的方法。

我更愿意把时间管理和任务管理结合到一起,在工作中我们的项目经理也是这样做的,任务管理是项目经理非常重要的一部分,不过我们用的是针对项目的敏捷开发/瀑布流方法,更为复杂和需要团队参与,对于个人而言需要更简化的方法,分为几个步骤:

  1. 任务拆分。拆分任务使得任务变得更简单可行是众所周知的方法,在笛卡尔的《谈谈方法》中,拆分已经被当做西方哲学和做事思想的内核。
  2. 评估价值。“评估这项任务是不是真的有价值去做”也许是浪费时间的行为,为什么还需要去做。然而我之前做了很多这种无用的事情,还不如打一把王者荣耀。
  3. 优先级排序。我们要把时间挤挤留给优先级高的事情,那么首先我们需要对任务进行排序。
  4. 时间控制。每个任务需要预估时间,以便于我们留出一段合适的时间用而不至于被中途打断。

为了管理这些任务,在公司我们有看板,对于个人而言推荐使用一些Todo List 工具。我偏向使用Chrome 上的插件,工具越简单越好,当然很多笔记工具都带有TODO列表。比如印象笔记、有道笔记,或者任何支持Markdown语法的编辑器,如果没有找到合适的工具,给自己桌子上贴一张便笺也行。

如果TODO列表工具有提醒的功能就更完美了,如果没有可以使用一些提醒工具,比如iPhone的手机提醒、Mac上的Calendar APP、适合国人使用习惯的QQ邮箱甚至提醒到微信和手机短信。

在做事的时候,专注可以提高效率,因此一个很有名的工作方法叫做番茄工作法被提出来。这种工作方法因一个番茄形状的厨房用定时器得名,手机上有大量相关应用可以下载。使用该软件可以让你在专注工作25分钟,随后有5分钟的休息时间,但25分钟内你需要保持高度精神集中,了解更多番茄工作法可以阅读《番茄工作法图解》一书。

(图片来自:番茄工作法图解)

知识体系和储备

我是一个程序员,程序员都有一个焦虑,那就是总有一大堆新的技术和工具等着你去学。几个月前我尝试思考如何解决这个问题,随着IT从业者工作的时间的增加,年龄渐长,同时还要面临家庭和其他方面的事务,越来越不可能把所有精力投入到技术的学习中(毕竟还要学习如何预防颈椎病)。

通过观察一些技术强势、但业余爱好也开展的红红火火的IT大拿,发现几点非常有意思的事情。

不同技术创造的价值不同。我们经常谈论是需要专才还是通才,是需要精通某项技术还是博古通今,这种思考方向还是略显片面。无论是刻意还是偶然,有些技术能学习投入更少但是赚更多的钱,学习技术也需要眼光。不得不承认,从一般趋势下,web前端需要了解一堆繁杂的知识但是没有java等后端开发薪资高。

知识像一棵树,需要具备一个体系。这条经验不仅仅适用于IT行业,我们在学习某些东西时,会去网上寻找各种知识清单、书单、技能图谱,我在之前的文章中也介绍过IT行业相关的图谱。对于人脑而言,记忆和学习是线性或者网状的,这也符合我们的认知,零散的知识非常容易遗忘。构建体系的知识,我强烈推荐画图,无论是思维导图(Xmind、MindMap)还是鱼骨图、组织架构图和韦恩图都是很好的方法,甚至构建自己的技术雷达。

(构建自己的技术雷达)

知识需要储备、学习需要有文档产出。在完成一个项目或调研后,公司都会产出一定的文档,每个专业公司都有这样一个资料库,当我们遇到问题的时候可以从中找到相关信息。在工作中我曾经用过禅道、金山云、confluence等,相比之下,禅道不仅仅是一个文档管理工具,更是一个项目管理工具,而金山云文档搜索功能略差,confluence则是一个专业的团队文档管理工具,但是需要付费。

对于个人也一样,学习任何东西都需要有产出,在记笔记之外,写作是一个不错的方式,开通博客或者专栏来让学到的知识能够更好的沉淀,因此我整理了一个在线写作平台的清单:

国内篇

国际篇

就文档管理而言,如果不希望自己的文档被发布出去,或者认为某些资料不是通常意义上的博客,使用Wikidot编写自己的Wiki来管理文档也不错。如果是程序员的话直接使用Github做文档管理或者给自己搭建一个Wiki,也不是非常难的一件事。

我自己偏爱用Markdown格式来管理自己的文档,因此创建了一个代码仓库用来放置所有文档,然后Hexo发布到github提供的静态资源服务器上供自己查看,有了这些工具和输出之后,我们能知道哪些知识是我们需要的,哪些知识暂时不需要但是在需要的时候能被快速的捡起来。

情绪管理

在第一家公司工作时,我们老板讲了一个故事,曾经因为产品出现问题,很多下级经销商上门闹事要求退款,大多数人情绪十分激动,甚至有人打砸物品,都被老板一一化解。后来来了一个年轻的经销商,笑眯眯的来到公司,淡定非凡,和老板重新聊合同和赔偿的事务,这个人看起来并不生气,只是索取了大量相关资料。据老板讲,这个人应该在收集证据和资料用于后面走法律途经,因为是我们理亏,所以老板做出了让步、答应了他全部的退款条件。

我不知道人类演化出“抱怨”“气愤”“愤怒”等情绪的意义在哪里。当我们在工作中遇到麻烦,第一反应是抱怨;当别人指出我们的错误时,往往第一个动作是怼回去;遇到矛盾,我们会被激怒。但是当我们回顾这些行为本身,会发现抱怨对工作毫无益处,怼回别人的意见对自己也并没有帮助,即使在一场战斗中被激怒的一方往往会处于险镜。

我曾经看过一本书叫《不抱怨的世界》,书中提到一个很好的方法来减少抱怨:佩戴一个手链或者手环,当你意识到自己在抱怨时,交换手环到另外一只手,通过这种微小的心理暗示来矫正自己的不良过激反应。

生气是人的本能,没有谁能完全控制自己,一个好的建议是当我们感到愤怒的时候,请不要做任何行动和决策,先让自己安静下来至少30分钟。心理学上对于不良情绪的管理建议不要对抗不良情绪,而接纳和发泄是更为可行的办法,避免形成强迫行为,我们的目的不是消除负面情绪,而是不让情绪影响到决策,然后使用其他途径进行发泄和疏导。

写在最后

很多时候,管理这个词用到个人身上略显奇怪,对大多数人而言,管理知识如同屠龙之技。其实当把管理的各种方法用到生活中,管理并不是权利、控制和压迫,而是理性思考、引导和推动。管理并不一定是对下属,甚至可以管理上级、爱情和家庭,用各种可以学到的方法、技巧把生活打理的仅仅有条。就像古人“修身齐家治国平天下”,“修身”不正是管理自己么。限于篇幅,我们能从公司运作和管理的哲学中学到更多,希望后面有机会分享给大家。


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