高效回顾会议的七步议程

多年以来我们(Paulo Caroli和TC Caetano)一直尝试把回顾会(Restrospective)中的观点和活动归类。我们创建了一份包含步骤和方式的七步式日议程表,来帮助你组织下一次的回顾会。

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议程结构

1. 设定上下文(Context)

在会议开始阶段设定好上下文,是保证会议能高效进行的第一步。参与者需要理解会议的重点究竟是什么。

你可以在会议开始之前设定好上下文,或者在会议一开始和参与者一起设定。例如:“这次的回顾会我们要讨论什么?”

以下是一些上下文内容例子:

  • “这次会议是对ABC项目组两周一次Scrum迭代的回顾会。我们正在30个Sprint中的第12个。”
  • “在接下来的14天内,我们的产品需要发布到主要的生产环境”
  • “XYZ功能在生产环境上出了问题,在系统管理员用旧版本备份回来之前,服务器崩溃了两个小时。”
  • “我们小组今天开始要一起工作在一个新的项目上了。”
  • “我们一起工作了一年,在接下来的一年里还要一起继续努力。”

2. 最高指导原则(Prime Directive)

在项目回顾会中,Kerth引入了“最高指导原则”的概念,可以为回顾会做好准备。最高指导原则为:“无论发现什么,我们完全理解并且相信每个人在当时状况下,基于他的能力和资源,做出了最大的努力。”这个声明在确定会议基调的时候是无比重要的。

3. 热身活动(Energizer)

热身活动并不是一个必备的环节,它通常用于鼓励团队互动、使团队兴奋起来。对于任何团队会议这都是一个很好的“开胃菜”。而对于刚成立不久的团队来说,它对团队建设的帮助是非常有价值的。

你应当选择一个最适合你团队的破冰游戏。在建设一个团队时,我们推荐那些旨在分享名字或喜好等信息的活动。破冰游戏可以被用在任何会议中,鼓励参与者,增加大家的参与感。

这类活动有助于创造更加友好的环境,使参与者在讨论的时候更加舒适。

这里有一些关于热身活动的建议

4. 测定环节(check-in)

测定是用来测量参与者对设定内容和会议本身的感受。在确定上下文内容和朗读最高指导原则后,这是下一步应当做的内容,特别是它可以缩小接下来要讨论的主题范围。

它的另一个好处是让参与者把他们的顾虑放在一边,专注在到会议本身。从测定环节本身来说,它有时甚至可以让参与者在会议期间将自身的主观判断暂时搁置一边。这些活动通常比较短暂。在参与者向你反馈他们的参与感时,你可以把它想象为通过让每个人试吃主菜来确定他们的偏好。这里有更多的测定例子

5. 主题(Main Course)

主题是整个会议的核心部分,它的目的是探索持续改进的方法和手段。它可以由一个或多个部分组成,也会依时间而定。

主题是用来收集数据、观察团队士气、谈论正能量、认同队员和寻求改进的。这些活动驱使团队在给定的上下文内容中自省,从而产生一个共同的愿景。主题让所有团队成员感到他们的观点受到足够的关注。每个人的观点都应当向整个团队公开并得到认同。

那些拥有周期性回顾会议的团队会有些不太一样的主题活动。团队可以从不同的角度来反馈得到不同的愿景。

要时刻想着会议的目的和参与者,精细地挑选主题。因为这是会议的主要部分,收集和讨论的信息十分有可能会定下持续改进的基调。

6. 筛选

在主题之后,你们得到了很多信息。选择一个明确的话题来讨论是非常重要的。依会议的时间不同,有些话题有可能会被排除在讨论之外。

有些活动可以帮助你们筛选讨论话题。例如,团队可以根据话题相似程度进行分组,然后讨论明确的话题组。另一个方法是投票,然后只关注在获票最多的话题上。这里我们列举了一些常用的筛选方法

7. 下一步

会议快结束了,团队积极讨论,产生了很多愿景,或许还产生了一些可行的工作。这个“下一步”的列表就是会议议程表的最后一步。这一步并没有严格的规定,我们推荐整个组开放地讨论项目组下一步可以做什么,对于会议中发现的问题可以做些什么。

将一些实施条目放在项目组的工作待办(backlog)中,将会议总结发给整个团队,安排或者提醒队员下一次的会议,都可以是这个环节的一部分。

更多关于敏捷项目管理、需求追踪与计划文章可以查看这里。

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