叫醒你的观众

  • 台上的主持人慷慨激昂,台下的观众却昏昏欲睡;
  • “麦霸”们互相争夺着话筒不肯撒手,听众却一脸惬意的玩弄着自己的手机;
  • 每当主持人提问时,原本人声嘈杂的会议室,仿佛是被掐住了七寸,瞬间寂静;

以上这些正是每一位会议引导者在主持工作坊时都会遇到的问题,这些问题背后折射出的是一类“沉睡的观众”群体。

图片来自:freewechat.com

沉睡的观众

沉睡的观众是指那些在工作坊里没有贡献的各类参与者,他们或是因为自身原因或是由于外部条件导致了自己无法全神贯注的参与到工作坊中。

自身原因:

  1. 基因,人类本身就无法长时间的专注在一件事情上,我们本能的就会分心。这是因为在原始人类所处的极其复杂的生活环境中,人们在狩猎采集的同时,还需时刻留意潜在的危险,适当的分心却有助于随时观察到风吹草动,在原始的环境中提高生存的几率。因此,分心的基因作为优势基因被保留下来。所以人类本能的就会对于当前正在进行的事情分心。
  2. 性格,本就有害羞保守的人不愿主动表现自己。人们在陌生的环境中会缺乏安全感,习惯于先观察判断再才会采取相应的行动,害羞保守的人自我保护意识更强。而在现实中很多工作坊的引导者与参与者并不熟悉,假若不能营造出舒适安全的环境,害羞保守的参与者就会“沉睡”。
  3. 能力,对于特定的领域不了解。很少有参与者对于工作坊上讨论的每一个话题都有自己的见解,当讨论到某个他并不熟悉的领域时,参与者自然会选择沉默。比如说,最近我所引导的一个针对中国本土基金会的工作坊。参与者都是一些没有任何技术或产品背景的基金管理人员,当我们在讨论产品策略和技术方案时,他们便会“沉睡”。

外部原因:

  1. 无法拿到话筒。参与工作坊的人形形色色,总会有一些很积极表现自己的人,这些人会长时间霸占话筒,大量占用会议时间。某些想要发表自己意见的参与人,鉴于无法拿到话筒,也会选择“沉睡”。
  2. 不知道在讨论什么。尽管参与者通常都会从头到尾的参与工作坊, 但很多时候由于讨论的信息量太大太杂,有些人会因为跟不上讨论的节奏而迷失,不知道现在在讨论什么。
  3. 不知道应该如何参与。因为在工作坊里,为了更好的获取参与者的信息,很多引导者都会采用一些工具引导参与者讨论。比如说,我们公司最常用的用户画像和商业看板。这些工具可以很好地帮助我们系统化的收集信息和梳理信息,但这些工具同时也是比较的复杂,第一次使用的参与者并不知道如何使用。

(图片来自:http://t.cn/RoJZtzr)

叫醒你的观众

准备阶段,排练一次设想现场可能会发生的状况并制定应对措施。比如说在哪一个环节,我们的参与者会有怎样的问题。我们在准备阶段可以通过预演来识别并制定相应的解决方案。

让团队活跃起来 – 增强参与者的安全感(开场时)

  • 问两个不需要语言回应的问题,如是或否的问题并用肢体语言回应。比如说,大家今天参与者有多少人曾经接触过inception,接触的人举手。
  • 当期望参与者采用肢体语言回答时,引导者自己需要在提出问题时用肢体回答,这样参与者才会明白你想要他们做什么动作。当引导者需要大家举手回答时,在问问题的时候自己就可以给大家演示举手回答。

当任务比较复杂时,引导者需要给出清晰指示(PeDeQs),进行中

(图片来自:http://t.cn/RoJZAFl)

  • 描述行动的总体目的(purpose),比如说用户画像的目的是为了选取出我们特定的需要针对的用户群体,
  • 引用主题外的例子(example),提示参与者的同时也不影响参与者的观点。假设我们要使用商业画板工具,在讲解的同时,我们可以引用与讨论主题无关但参与者都了解的例子,比如Airbnb的例子。
  • 使用语言和动作给出常规指示(Direction),比如具体操作的流程。
  • 解释特定的例外和特殊情况(exception)及处理他们的方式,应该在常规指示讲解后讨论exception
  • 问问题(Question),确认参与者理解了你的指示
  • 开场 (starting)

设置检查点 – 用于确保所有参会人意识到议题将要发生转变,同时通过解释下一步骤的目的告诉大家下一步骤的重要性。

提醒参会人会议的总体目标,因为讨论的信息量大且通常工作坊的时间持续长,所以我们需要不定时的和参与者重申我们的目标。在我们引导的工作坊中,这个目标通常就是我们制定的电梯演讲。

回顾,快速回顾已经完成的事情。针对每一个环节,在结束时最好有一个回顾的过程。

  • 总结大家刚才谈论的要点
  • 和参与者确认是否都认同
  • 标记已完成项目,显示进展

前瞻,简单描述团队即将要做的事情。

  • 可视化下一步的议程,定位在总体agenda的位置
  • 描述议程的将要采取的形式,可以采用上面提到的PeDeQs的指示。

鸟瞰,为什么我们需要有这个环节,这个环节是如何服务于我们工作坊的整体目标的。

  • 可视化会议的总体目标,电梯演讲。
  • 解释前瞻议程是如何服务于这个目标的,比如说用户体验地图的环节就是帮助我们识别用户现有的痛点,而这些痛点反映在电梯演讲里就是我们客户期望的需求。
Image of business documents, pen and glasses on workplace during meeting of partners

保持在正轨上

  • 可视化,将大家讨论的东西都可视化的呈现出来。比如我们在头脑风暴的时候,都会将大家的想法写在贴纸上并贴在相应的区域。
  • 重新定向问题, 当出现发散时,重新定向问题是确定发散内容的价值,并请求将它放在“停车场”里。
    • Rabbit hole,识别发散的风险。在讨论开始前,每位参与者拿着一个兔子洞的卡片,当话题偏离讨论的主题时,大家举起手中的卡片,提示风险。
    • 当重新定向问题被否决时,你可以转向团队,让团队决定。
    • 假设团队都认同此时应该讨论某个发散的问题,引导者可以在讨论之前,和参与者制定好讨论的时间限制,将发散限制在一定范围内。

高效团队分组 – 通过小组的形式,将不同背景的参与者划定在一个小组内,涵盖不同的领域

  • 告知参与者,他们会被分组
  • 尽量平衡小组内的人员构成,比如搭配技术人员和商业分析师在一个小组中。无论是讨论技术话题,还是产品设计时,小组都能有产出。
  • 小组汇报,(结束时)
    • 每个小组汇报完后,其他每一个小组有一到两次反馈的机会
    • 轮转使用话筒并限制时间, 要求其他的每一个小组成员都提出自己的反馈意见

分心是人的天性,不可避免。为了让会议更加高效的进行,作为组织者,我们可以通过充分的会前准备、持续的观察与会人的状态、采用不同的激励方式和清晰的指导,叫醒那些“沉睡的观众”。无论鼓掌也好,吐槽也罢,能够积极参与岂不比对着一群沉睡者自言自语要好得多?

Reference:http://www.gesedna.com/distraction-rescue/


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在TW做P3离岸交付项目是一种什么样的体验

去年四月份加入ThoughtWorks后,就一直在现在的项目上工作,历经一年多的时间从一期做到现在的第三期。我们的项目从属于ThoughtWorks社会革新办公室(office of social change initiatives, OSCI)下的一个团队,主要是和客户(一家美国的非盈利组织)合作帮助提升一个落后贫穷的非洲国家当地的药品使用效率。

团队目前规模也就十人左右,在一个几千人规模的公司里,我们只能算是一只很小的团队。 但是就是在这样的一个团队里,我真正的理解了ThoughtWorks从一项社会实验而产生的公司核心价值观three-pillar的含义。

Pillar 1 – 可持续化的业务(Sustainable Business)

所有的人类活动都需要资源,尽管ThoughtWorks成立的初衷是为了聚集起一群聪明的人让社会变得更加美好,但是光有热情是不够的,任何活动的背后都需要后勤资源的保障。我们这个项目也一样,开发出来一套给卫生部门人员使用的安卓系统,也需要不同角色的技术人员(BA、QA、Dev、UX)来参与,还有各种软硬件工具(AWS,平板,网络等等)的成本。

仅仅依靠ThoughtWorks自身的资源很难独自承担起这个项目,因此我们找到了一个与我们有着相同愿景的合作伙,也就是我们目前的客户,一家位于美国的公益组织。这家NGO的使命,是致力于在全球发展中国家促进医疗服务的可达性和质量。通过不同基金会、政府组织援助和爱心人士的捐款,这家NGO组织拥有了雄厚的经济资本,但是他们缺乏的是将这些资源高效利用起来的能力。他们通常采取的方式是针对不同的国家寻找不同的开发团队来开发不同的药品分发系统,这些系统在很多方面都有很大的共同之处,比如说疟疾药品,HIV治疗药品等等。

通过和客户的合作,ThoughtWorks期望构建出一个核心团队,不仅可以减少重复的功能开发,同时可以通过维持核心团队能够带来持续的收入,进而帮助我们开展在其他社会公平公正领域的活动。

Pillar 2 – 卓越的技术(Software Excellence)

ThoughtWorks另外一项被大家所熟知的就是卓越的技术,技术先驱者的口碑不仅能帮助我们获取到目前的非盈利组织客户,同时也彰显出来我们的社会影响力。因为基于对ThoughtWorks技术能力的肯定,客户会充分尊重我们技术方案的决策,同时也给予我们去积累新技术的实践机会。

一个比较典型的例子就是我们采用了Cubes这种开源的、轻量级的、针对中小型组织的低复杂度数据分析和商业智能工具来作为我们项目上的报表数据引擎,而不是采用重量级的商业智能软件如Pentaho。这样的技术创新不仅展现出我们的技术功底和影响力,同时也在很大程度上减少了项目开发的成本和维护成本(因为学习曲线较为平缓),即依靠有限的功能工具来满足用户的需求。 关于具体的细节,熊节有一篇文章专门讲述“小数据:理论和架构”。

Pillar 3 – 社会和经济公正 (Social and Economic Justice)

之前我和多数人一样受到主流媒体的影响——觉得竞争真好,自由真好,所有的一切都可以靠自己的努力去获取,只要自己努力终有一天会实现自己的中国梦。而街上的那些乞丐和在农村偏远地区苦苦挣扎的穷人之所以过的苦都是因为自身不够努力,所谓的“可怜之人必有可恨之处”,并不需要对他们产生同情心,只要他们想、肯努力,一样也能过上和我们大家一样的生活。加入ThoughtWorks后,我开始接触到了“Social and Economic Justice”概念,但是并不理解我们为何要去做这样“不接地气”的事情,作为一家商业企业不就应该好好赚钱么?

改变我想法的第一个契机,是去非洲莫桑比克偏远的社区医院做用户调研的时候。在去非洲之前,我很难理解为什么会有这样药品严重短缺的现象出现,难道是药企的产能不足?以中国为例,由于产能过剩,仅2015年化学药品原药产量进一步萎缩,并于3月份重回负增长。国家统计局数据显示,2015年4月,生产化学药品原药24.9万吨,同比下降8.5%,日平均产量8,313.3吨;2015年1-4月,生产化学药品原药95.1万吨,同比下降5.8%。

从中国的药企产量就能看出,我们并不是缺乏技术去制造更多的药品,反而是我们的产量太多导致了一定程度的产能过剩。所以药品不够显然不是导致非洲国家药品短缺的主要原因,当地药企如果不能制造足够的药品,这些非洲政府完全可以从中国这样的药品产能过剩的市场去采购。既然不是药不够,难道是药品太贵买不起?如果是药太贵,但为什么连绷带这种一块多钱的基础药品都会出现短缺?

等到我们去到了当地的社区医院,看到药房前病人排起的长队,每人都只付得起5美的卡(莫桑比克当地货币,约合人民币5角钱)的时候,我才明白原来5角钱对于我和贫穷国家的人民居然有如此不同的意义。那遗留在路边可能都没人会弯下腰去拾起的5角钱,对于这些贫穷国家的病人可能就是他们的活命钱。

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 非洲当地的一家社区医院

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 社区医院内有限的药品

另一个改变我的契机,是和社区医护工作人员交流时,关于肺结核病患的讨论。肺结核是早在新石器时代就出现的一种传染性极强的疾病,在人类历史上曾经肆虐并夺走了成千上万人的性命。然而在1941年就已经找到治愈肺结核的方法,尤其是1997年世界卫生组织提出“短程直接监督治疗法”(directly-observed treatment, short-course, DOTS),或直接音译为“督治计划”(港译:“全监督治疗”),口号为“送药到手、服药到口、吞了再走”

由地方卫生机关指派观察员送抗结核药物(免费)给病患,使其务必能按时服用。即便如此,非洲仍然有28%以上的发病率,每年超过几十万人死于此病。可能大家的第一反应是,病了有药都不吃,而且还是免费的药品,这不是自虐么。当时和当地医生的交流后,我才明白,这看起来如此合理的事情,在当地是多么的难以实施。

整个莫桑比克国家,总共有2800多万人口,却只有817名药剂师,平均下来每一位药剂师需要服务超过3.5万人口。每位药剂师每天都很难满足这3.5万人的医护需求,哪里还会有其他的时间去到每一位肺结核病人的家里监督他们按时吃药。

此外,作为肺结核病人,尽管他们知道自己病了,但是很多人由于并没有像你我这样受到那么多的教育,明白疾病的危害。我们作为知识分子,多数情况下一旦身体不适,都会去医院检查确保自己没有感染重大疾病。反观这些非洲同胞们,他们生病后,也许根本不会重视,就算真的病重了,自己居住在遥远偏僻的区域,去一趟社区医院可能要一天甚至更久,而且就算到了医院还需要排很长的队,还不一定能够看得了病。既然如此,还不如在家里多干点活,身边的人谁还没点小病呢,每次病了就去医院,那家里的庄稼谁来照看,没有庄稼这一家子人吃什么呀。

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 前来排队拿药的村民

这世上还有很多我们所不了解的不公正,它们一直都存在于那里,而我们作为社会里相对的精英人群却意识不到它们的存在,或是由于我们自身的偏见而忽略了它们呼喊的声音。我很庆幸能够参与目前的项目,能够得到了解弱势群体的机会,听见他们的声音,站在他们的立场上帮助他们做一些力所能及的事情。

每天想着自己开发的系统能够提高那么一点点医护人员的工作效率,能够让有限的资源帮助到更多的弱势群体,这样世界是不是会变得好那么一点点。

最后引用一句我们CEO郭晓那一段话:

At ThoughtWorks, we join the poor and oppressed in their demands for change. Why are there poor in this world where technology has helped create sufficient abundance to provide for basic needs including food, homes and care for all? We are determined to direct the power of technology for the benefit of those who need it most. We strive to see the world from the perspective of the oppressed, the powerless and the invisible.

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