方案矬,可能是风水的问题

办公空间的用户是谁?

他们日常的工作场景是什么?

什么样的空间设计和工位安排能让他们工作起来更高效?

目前的设计是否考虑了这些?

2008年我曾经在深圳一个客户处做咨询,那个项目给我印象最深的是,客户的办公室安静至极,鸦雀无声,每个人都坐在自己的小隔间里,隔间挡板很高,都挡住了位子上的员工,在门口几乎看不到人。因为他们是按职能部门分配工位而不是按产品或项目分配工位的,导致他们工作中需要合作的上下游的同事都在另外的楼,只能通过聊天工具线上沟通,要深入沟通一个话题,只能约单独的时间和空间,通常伴随着半天到两天的等待。当人们坐在一起却不沟通时,你就知道位子坐错了

效率上的损失仅仅是容易识别和度量的那一部分,更隐蔽和严重的损失是解决方案的平庸化,而背后是工位安排对信任关系的建立带来的障碍。

颠覆性的想法除了源自独立思考,更多的是在频繁和深度的沟通中产生的。频繁源自便利,深度源自熟悉和信任,但现代办公环境和组织结构正在毁掉便利、熟悉和信任:不在一起办公,同一个项目的人分属不同部门,仅在周会才见面交流,话题仅限于工作进展......在这种环境下,每个人见面都处于防卫阶段,不愿交底,不愿做较大的让步来采用整体上更优的方案;而讨论也流于表面,未经反复质疑和推敲,团队惧怕大的改变,内心倾向于做些保守的小修小补,快速出个方案以便对外表现出自己团队的“进展”,最终的结果就是一个平庸的方案。- - By 三四行

要改善这些问题,就要有意识的设计工作空间。苹果和 Google 的办公室设计,会有意识的制造开放地带,让不同项目的人能够偶遇,彼此聊一下各自的工作。而前司更彻底,完全采用动态工位,确保人们总是可以坐在当前最需要合作的人身边,进行面对面交流。

按沟通结构安排工位 & 动态工位

在精益思想中,原材料的移动和工序之间的等待都是浪费,不产生价值,通常精益变革的一个主要部分就是识别并消除系统中的移动和等待。如日本“百元(日元)商品店”的龙头企业大创产业(だいそうさんぎょう)在把新刊杂志的售价控制在 100 日元内的做法:

出一本书有用纸费、印刷&制版费、版权费等等,这里面成本最高的是印刷&制版费,占了 50% 左右。大创通过注资印刷公司,把印刷制版费降低了 10%,它还把印刷和制版公司放在一个楼里,省去各个环节的物流管理费。

你去找人所花的时间、等待沟通时机的时间,都是成本,都是浪费。

要消除沟通中的浪费,首先要意识到空间既可能成为资源,也可能成为障碍,取决于它是促进了沟通还是阻碍了沟通。空间设计的第一原则就是按沟通结构安排工位,也就是需要密切沟通的人安排在一起,这样可以使交易成本最小

对于项目制的公司,沟通结构比较明显,就按项目来划分办公空间即可。对于产品型的公司,建议按照一个完整功能特性来组织端到端的团队。这两种方式都会导致对动态工位的需求。

桌子按项目分配,不同时期参与不同项目,可以坐在不同桌子上(图片来自https://martinfowler.com/bliki/TeamRoom.html)

这种设计的好处是显而易见的:

沟通带宽高、时延低

你最需要与其频繁沟通的人,是项目上的人,而不是同一职能的人,你的上下游都在同一张桌子上或旁边的桌子上,短时间内即可有大量的信息交换,无需等待和移动。

信任关系容易建立,日久真会生情

这涉及行为心理学的一个效应,叫曝光效应(the exposure effect or the mere exposure effect),又谓多看效应、(简单、单纯)暴露效应、(纯粹)接触效应等等,它是一种心理现象,是指的是我们会偏好自己熟悉的事物,社会心理学又把这种效应叫做熟悉定律,我们把这种只要经常出现就能增加喜欢程度的现象叫做曝光效应。

曝光效应的成因分析是人类对重复性的喜好源于对安全感偏好。原始人类在自然环境中生存时重复出现的事物通常就是安全的,如身边环境的花花草草熟悉的昆虫动物,并不会引起人的注意,但如果花花草草中突然出现之前没有见过的事物,证明这东西一定是来自自己熟悉领域以外的地方,通常就是入侵者或猛兽。所以曝光效应其实就是人对远离危险寻求安全感的心理机制,这种心理机制属于快思考模式。当人接触重复出现的事物时思考模式自动变得放松,而这种放松感就是好感度的来源。

一个项目都会持续一定的时间,功能特性需要的周期可能更长。在这期间,团队成员有足够的时间主动被动的熟悉起来,除了工作还有聚餐、活动、闲聊等,相互建立信任,可以在安全的环境中深入讨论并产出更好的方案。

这种沟通结构和组织形式也有时出现在职能团队为主的公司,比如封闭开发。封闭开发期间的效率是很高的(否则也没必要封闭),可以有意识的识别其高效的原因,并拓展到更多场合。

而极端要求效率的任务,更是催生了类似“作战室”之类的实践。回忆下电影里常见的各种作战室,都是各方面的专家和操作员聚集在一起,所需要的信息和资源迅速流动和安排。套用极限编程的思想,如果一个实践是好的,为啥不尽可能的用到极致呢?一直用到适用条件的边界。

开放空间

按项目分配工位、作战室等实践带来的潜在问题是跟外界的交流受到限制,若不进行有意识的对外交流,时间久了可能导致项目实践比较闭塞,思路受限。

应对方案就是开放空间。

多个项目团队共享一片空间(图片来自《敏捷团队的办公室设计》)

开放空间使得不同团队之间随时可以了解各自的实践和经验;而如果加一点有意识的设计如茶歇时段、不得不穿越其它团队空间的动线,则可以大大增加不同团队之间直接交流甚至被动交流的机会。

长期的隔离,带来的代价可能是巨大的:

春节期间,我到全国贫困县云南省红河州的元阳县考察,从昆明开车六个多小时才到,后三个小时是崇山峻岭间的山路,坐车非常辛苦,但是风景很好。到了元阳,更看到了著名的元阳哈尼梯田,果然名不虚传,令人震撼的壮丽,可谓世界级的美景。

反差很大的是,山里的村庄确实是赤贫状态,全县四十多万人,人均GDP不到2万元。年轻人几乎都在外打工,留下的老人基本是跟几百年前的生活一样,梯田的劳作全部靠手工,每家只能种几亩地,几百斤的产量仅仅够填饱肚子。小孩没有幼儿园可上,小学可能要走很远,初中就要到县里住校,没有几个人能够考上大学。- - 梁建章《壮美的风景如何拉动困顿的村庄》

要想富,先修路。开放空间在办公场所中就是一条巨宽的路。

富含信息的空间 + 休闲空间 + 大量小会议室

突破性的方案往往来自大量的输入+放松的环境+小范围深入的讨论,而 富含信息的空间 + 休闲空间 + 大量小会议室这三个实践联合起来,可以让成员更熟悉、信任、放松,更能进行高效讨论,从而产出更好的方案。
多图预警:

以上图片来自《敏捷团队需要怎样的工作环境》

以上图片来自《ThoughtWorks位于上海的办公空间》

以上图片来自《敏捷团队的办公室设计》

目前的办公室不是这种风水怎么办?

小公司本来就是个大开间,缺的可能是白板或不干扰别人的角落,可以凑在一起,用纸写写画画;也可以约在写字楼外面,边散步边讨论。

大公司一般配有休闲区,同样纸和笔可以提供比电脑更好的交互;如果有材料要分享,可以提前打出来。这样至少所有人的目光都聚集到同一处,而不是每个人盯着自己屏幕。

只有在单独创作(包括结对编程)时,电脑才是一种效率工具。共创时我们需要的是紧密的沟通空间,以及白板和白纸等聚焦的工具。

难道只有这一种风水吗?

设计当然要服务于实际的工作场景。除了需要团队密集协作的场景,还有个人宁静独立工作的需要。也有一些经过有意设计的例子:

设计团队为PwC创建了三大工作形式。

集中工作区:以工位为主的布局员工可根据项目需求自由组合与协作;

宁静工作区:没有电话等外界干扰,有私密的小空间或办公位等;

团队协作区:以大型共享办公桌为主,辅以书写板和可粘贴展示的墙面。

具体设计可以参见《普华永道的3个高颜值办公室》

办公场所的费用是公司运营成本中不可忽视的一部分,值得通过有意识的空间设计,让这笔钱产生更大的价值,而不是制造更多的障碍。


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