任务优先级和办公室政治

我经常被问到的一个问题是,“在一个敏捷项目里,你们是怎么决定任务优先级的?”。我的答案通常是,“我们真的不擅长做这个。”

那些问这个问题的人通常希望有一些时髦的敏捷流程能帮他们改进混乱的任务优先级。但事实上导致任务优先级混乱的原因通常不是缺少流程,而是各种办公室政治和信任缺失。

在各个公司都步入数字时代的今天,对业务组合的管理成为了影响公司策略制定的关键部分,而各个项目的优先级是否正确则直接导致了业务组合的管理是否成功。

在思考这个问题一段时间后,我有了如下想法:

  • 正确的优先级来自于办公室政治,信任和流程的有效混搭
  • 所有优先级的制定过程都离不开办公室政治
  • 专制的办公室政治会导致错误的项目优先级
  • 合作化的办公室政治导致正确的项目优先级

如上所说,项目优先级的制定中少不了办公室政治,信任和流程的混搭,但是每个成分的比例不同,也会导致不同的结果。在一个有效的的制定过程中,没有办公室政治和流程是不行的,但过度的依赖办公室政治也会造成问题。

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如果项目的优先级设定不合理,那么项目的实施过程中就会有各种问题。比如我见到有的公司使用“愿望清单”作为他们的计划书。面对这种不切实际的计划,有职业操守的人会提出意见,但通常他们会被当成搅局的人。相反的,有些人尽管知道这计划不可行还是同意去执行,他们会更讨老板的欢心。到了最后,就算是项目失败了,事实证明那些早先提出意见的人是正确的,可那些顺从的执行计划的人还是会被老板当成“好用”的人。长此以往,这个公司的运行方式就变成高层制定不切实际的计划,下面的人违心的去执行,还不得不给上司造各种假报告来掩饰项目的问题。

面对这样的问题,有些人试图用制定流程的方式来解决。这通常反映出他们的公司里大家彼此不信任,办公室政治占据主流,而且没有人愿意讨论真正的问题。办公室政治中的独裁者们会用各种自欺欺人的方法来验证他们的决定。这样的老板会对你说:“这不是我要的结果。你肯定有什么地方做错了,回去重做,一直到我想要的结果为止。”

在一个健康的工作环境中,大家彼此信任,而且每个人以公司的目标为自己的目标。适量的流程是必要的,适量的办公室政治也是必要的。公司的管理层偶尔需要体现一下他们的权威,比如作一些貌似没头没脑的决定,这大家都懂的,但这样的决定不能太频繁。关于任务优先级的决定,还是大家一起合作比较好。

所有优先级的制定过程都离不开办公室政治。要想判断办公室里的游戏规则对优先级的影响是好是坏,我们要看两点:

  • 办公室政治与信任和流程的混搭是否平衡
  • 办公室政治的风格是独裁式的还是合作式的

不管一个项目是否采用敏捷开发的流程,上面的两点都是适用的。

大多数优先级的制定过程采用一些量化的指标,比如投资回报率,风险,成本,收益,需要的资源,等等。这些量化指标在决策的制定过程中有不同的比重,而这些比重的设定是主观的。

对于那些采用敏捷过程的项目,优先级的决定侧重于创造价值。从管理层面看,对公司更有价值的产品和项目要有更高的优先级;从细节层面看,每个项目开发的周期里都要先做更有价值的功能。

所以:

  • 那些量化的指标(比如投资回报率)都是基于一些主观的假设,也就意味着它们受办公室政治的影响
  • 每个量化的指标的比重都是人为决定,也就意味着它们受办公室政治的影响
  • 敏捷项目的优先级是由项目的价值决定的,但这个价值的估算在一定程度上还是主观的
  • 既然有这么多主观因素影响着每个项目/任务的优先级,那么要想正确的制定优先级,彼此之间的信任和合作就是比不可少的。

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独裁式和合作式的办公室政治有什么区别呢?首先,合作式的通常对组织有更积极的影响。其次,有效的合作是基于信任的,也就是大家都相信他们共同作出的决定不会被领导一票否决。相反的,独裁式的办公室政治过度依赖地位和权力,对组织的影响通常是负面的。所以每个级别的领导,从底层的技术骨干到高层的CEO,都要考虑什么时候用群体合作的方式,什么时候用自己的领导权力作决定。不同领导之间的区别是有人侧重于群体合作,而有人则侧重于使用自己的权力。只有这些决策者之间互相信任,合作式的办公室政治才能有效推行。

结束语

任务优先级的有效制定离不开三个因素 – 办公室政治,信任,和流程。这三个因素是否平衡决定了一个组织是否运转正常。

独裁式的办公室政治会阻挡一切流程的有效运行,所以单单改进流程是没用的。具体点来说,在独裁式的办公室政治中,大家都知道不管他们通过流程得到的结论是什么,独裁者们都会肆意篡改。既然在决策过程中主观因素不可避免,合作式的办公室政治最终会更成功一些。

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